Amministrazione, Contabilità e Affari Operativi

Responsabile Amministrazione, Contabilità e Affari Operativi

Sede di lavoro: Genova, Porto Antico

Tipologia: Full-time, in presenza

Settore: Radio / Media / Editoria

Risponde direttamente alla Direzione / all’Amministratore Delegato

Missione del ruolo

Garantire il presidio accurato, affidabile e proattivo dei principali processi amministrativi, contabili e organizzativi dell’azienda, assicurando rispetto delle scadenze, correttezza documentale, fluidità operativa e supporto concreto alla direzione, anche nei rapporti con enti pubblici, istituzioni e consulenti esterni.

Principali responsabilità Amministrazione e contabilità

• Gestione della prima nota e controllo della corretta imputazione dei movimenti
• Predisposizione e organizzazione della documentazione per il commercialista
• Controllo dei flussi amministrativi e verifica della completezza documentale
• Supporto al monitoraggio della contabilità generale e delle principali scadenze fiscali e tributarie
• Gestione e archiviazione della documentazione amministrativa, fiscale e societaria

Tesoreria e flussi finanziari

• Monitoraggio dei movimenti bancari e riconciliazioni operative
• Controllo incassi clienti in coordinamento con chi segue la fatturazione attiva
• Gestione dei pagamenti ai fornitori tramite portali bancari
• Esecuzione dei pagamenti periodici predisposti dai consulenti, inclusi F24, stipendi e altri adempimenti
• Supporto al controllo della liquidità e alla corretta pianificazione delle uscite

Amministrazione del personale

• Gestione operativa dei flussi amministrativi legati al personale
• Raccolta e organizzazione delle presenze per il consulente del lavoro
• Supporto ai pagamenti stipendi e agli adempimenti collegati
• Gestione documentale relativa alle pratiche del personale, nel rispetto delle scadenze e della riservatezza

Rapporti con consulenti, banche ed enti

• Interfaccia operativa con commercialista, consulente del lavoro, banche, fornitori e professionisti esterni
• Gestione di pratiche amministrative con enti pubblici e istituzionali, tra cui Comune, Regione, Camera di Commercio, AGCOM, Ministeri e altri soggetti competenti
• Capacità di seguire richieste, comunicazioni, invii documentali, aggiornamenti e solleciti con precisione e continuità

Compliance, scadenze e documentazione

• Presidio delle scadenze amministrative, fiscali, documentali e normative
• Controllo della corretta archiviazione cartacea e digitale della documentazione
• Gestione di PEC, corrispondenza amministrativa e documenti sensibili
• Supporto al monitoraggio delle scadenze in materia di sicurezza sul lavoro e altri obblighi aziendali

Supporto alla direzione

• Supporto diretto alla direzione aziendale nelle attività organizzative e amministrative più sensibili
• Gestione di informazioni riservate, dati economici, documenti societari e comunicazioni delicate
• Capacità di fornire aggiornamenti chiari, sintetici e affidabili sullo stato delle attività e delle priorità in corso

Pratiche specifiche del settore radiofonico/editoriale

• Gestione di pratiche amministrative connesse al settore broadcasting e media
• Rapporti con associazioni di categoria e lettura operativa di circolari e aggiornamenti di settore (ad esempio Aeranti-Corallo)
• Supporto nella gestione di adempimenti collegati a AGCOM, SIAE, diritti connessi, DAB e altri aspetti tipici del comparto radiofonico/editoriale

Bandi, contributi e opportunità pubbliche

• Ricerca, raccolta documentale e supporto operativo nella gestione di bandi e contributi pubblici a livello comunale, regionale, nazionale o europeo
• Capacità di seguire application, integrazioni documentali, scadenze e rapporti con enti erogatori

Requisiti richiesti

• Esperienza concreta e solida in ruoli amministrativo-contabili con responsabilità operative dirette
• Ottima capacità di gestione della prima nota, dei pagamenti, della documentazione amministrativa e dei rapporti con consulenti esterni
• Abitudine a lavorare su scadenze multiple con metodo, precisione e affidabilità
• Esperienza nella gestione operativa dei rapporti con banche, enti e professionisti
• Conoscenza dei principali adempimenti amministrativi, fiscali e organizzativi di una PMI
• Capacità di utilizzare con sicurezza strumenti digitali, home banking, Excel o Google Sheets, PEC, archivi condivisi e sistemi documentali
• Ottime capacità organizzative e forte senso delle priorità
• Autonomia reale nella gestione del lavoro quotidiano
• Massima riservatezza nella gestione di dati personali, documenti sensibili e informazioni aziendali

Costituiscono titolo preferenziale

• Esperienza nel settore radiofonico, editoriale, media o broadcasting
• Familiarità con pratiche AGCOM, Ministeri, Aeranti-Corallo, SIAE, diritti connessi, DAB o adempimenti tipici del settore
• Esperienza nella gestione di contributi pubblici, bandi o pratiche con enti territoriali
• Capacità di migliorare l’organizzazione interna e di rendere più efficienti procedure e flussi amministrativi
• Esperienza in contesti snelli, dove è richiesta concretezza, responsabilità diretta e forte spirito operativo

Le caratteristiche personali che fanno la differenza

• Affidabilità assoluta
• Discrezione totale e senso di responsabilità nella gestione delle informazioni
• Ordine mentale e capacità di non perdere il controllo anche in presenza di diverse attività contemporanee
• Capacità di apprendere rapidamente nuove procedure, strumenti e materie
• Flessibilità operativa e mentale
• Precisione, continuità e tenuta sulle scadenze
• Modo di lavorare serio, stabile, collaborativo ma autonomo
• Capacità di interfacciarsi con educazione e credibilità con direzione, consulenti, enti, fornitori e colleghi