Facilities Coordinator

Cerchiamo una persona organizzata, pratica e affidabile che si occupi della gestione quotidiana degli uffici, degli showroom e degli immobili aziendali, garantendo il corretto funzionamento degli spazi di lavoro e supportando le diverse funzioni aziendali nelle attività operative.

La figura sarà il punto di riferimento per tutte le esigenze legate agli immobili, ai fornitori, ai servizi generali e al benessere degli ambienti di lavoro.

PRINCIPALI RESPONSABILITÀ

• Gestione immobili e infrastrutture
  • Gestire il patrimonio immobiliare aziendale (uffici, showroom, magazzini e altre sedi operative).
  • Assicurare il corretto funzionamento di impianti elettrici, idraulici, di climatizzazione, sicurezza e antincendio.
  • Pianificare e supervisionare interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria.
  • Coordinare tecnici, manutentori e fornitori esterni.
  • Monitorare lo stato degli immobili e segnalare eventuali necessità di intervento.
  • Gestire eventuali lavori di ripristino, miglioramento e adeguamento degli spazi.
• Rapporti con condomini e proprietà
  • Essere il referente aziendale per i condomini in cui sono presenti uffici e showroom.
  • Partecipare alle assemblee condominiali e mantenere i rapporti con amministratori e proprietà.
  • Gestire segnalazioni, richieste e problematiche relative agli stabili.
  • Coordinare attività condivise con portinai, custodi e personale degli edifici.
• Gestione utenze e assicurazioni
  • Monitorare consumi e forniture di energia elettrica, acqua e altre utilities.
  • Verificare e gestire il pagamento delle utenze.
  • Mantenere aggiornati i contratti di fornitura.
  • Gestire e monitorare le coperture assicurative degli immobili e delle attività aziendali.
  • Interfacciarsi con broker e compagnie assicurative per rinnovi, pratiche e sinistri.
• Servizi generali e office management
  • Garantire il corretto funzionamento degli uffici e degli showroom.
  • Coordinare le imprese di pulizia e verificarne la qualità del servizio.
  • Assicurare elevati standard di ordine, pulizia e presentazione degli spazi.
  • Gestire i rapporti con giardinieri, manutentori e altri fornitori di servizi.
  • Supervisionare la cura delle aree verdi e delle piante presenti negli uffici.
  • Provvedere all'annaffiatura delle piante quando necessario.
• Acquisti e approvvigionamenti
  • Gestire gli acquisti necessari al funzionamento degli uffici.
  • Acquistare prodotti per la pulizia e materiali di consumo.
  • Acquistare cartoleria e forniture per i diversi dipartimenti aziendali.
  • Gestire le scorte e monitorare i fabbisogni delle varie squadre.
  • Provvedere all'acquisto di alimenti e beni di prima necessità per uffici e showroom.
  • Ricercare fornitori e richiedere preventivi quando necessario.
• Gestione attrezzature e postazioni di lavoro
  • Monitorare il corretto funzionamento delle stampanti e delle attrezzature ufficio.
  • Coordinare interventi di assistenza tecnica e manutenzione.
  • Verificare la qualità dei servizi forniti dai partner tecnici.
  • Supportare l'allestimento e la preparazione degli spazi di lavoro.
• Supporto alle attività commerciali
  • Collaborare con il team commerciale durante campagne vendita, eventi e iniziative promozionali.
  • Acquistare, reperire e organizzare materiali necessari alle campagne vendita.
  • Coordinare catering, fornitori e consegne legate agli eventi commerciali.
  • Supportare la preparazione degli showroom e degli spazi dedicati ai clienti.
• Sicurezza e compliance
  • Garantire il rispetto delle normative vigenti in materia di sicurezza sul lavoro.
  • Collaborare con consulenti e figure aziendali responsabili della sicurezza.
  • Gestire la documentazione obbligatoria relativa agli immobili e agli impianti.
  • Supportare l'organizzazione delle attività di emergenza e dei piani di evacuazione.

Requisiti

• Esperienza pregressa di almeno 3 anni in ruoli analoghi.
• Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità.
• Esperienza nella gestione di fornitori e servizi generali.
• Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office.
• Capacità di lavorare in autonomia e di risolvere problematiche operative.
• Disponibilità a spostamenti occasionali presso le diverse sedi aziendali.
• Patente B.

Soft Skills

• Forte senso pratico.
• Attenzione ai dettagli.
• Affidabilità e precisione.
• Capacità di problem solving.
• Ottime doti relazionali.
• Proattività.
• Flessibilità.
• Orientamento al servizio.

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