Assistente di direzione (Executive Assistant & Operations Coordinator) - Quointelligence srl

Profilo

Sede: Roma

Riporta a: CEO

Tipo di contratto: Part-time (25-30 ore/settimana), iniziali 6 mesi di somministrazione con agenzia. Possibilità di passaggio a full-time. Inquadramento tra 1 e 2 livello CCNL commercio

Il ruolo

Quointelligence srl è una Startup innovativa nata nel 2020 con sedi in Italia, Germania e Spagna, specializzata in soluzioni di sicurezza avanzata. Offre servizi di Threat Intelligence as-a-Service, fornendo insight strategici e operativi per supportare decisioni informate.

Cerchiamo una persona che diventi il "secondo cervello" operativo del/della CEO: qualcuno che lo/la aiuti a decidere cosa fare e in che ordine, tenga sotto controllo gli impegni e faccia da interfaccia tra il/la CEO e il resto dell'azienda.

Più della metà del valore di questo ruolo è leva operativa – prioritizzazione, gestione del calendario, follow-up interni, organizzazione delle trasferte – non lavoro amministrativo. La posta e le fatture esistono, ma sono una parte minima.

È un ruolo in cui conta molto più la qualità che la quantità di ore. Il profilo ideale unisce grande affidabilità, ottime capacità organizzative, solida esperienza di project management e una vera dimestichezza con gli strumenti di AI.

Responsabilità Prioritizzazione e supporto esecutivo

• Aiutare il/la CEO a decidere su cosa concentrarsi e con quale priorità.
• Gestire calendario e impegni, preparando ogni riunione come si deve.
• Tenere traccia delle azioni aperte e dei follow-up.
• Preparare sintesi, promemoria e note di briefing.
• Mettere in discussione le priorità quando serve e proteggere il tempo del/della CEO.

Coordinamento interno

• Fare da interfaccia tra il/la CEO e il resto dell'azienda.
• Coordinare riunioni e follow-up tra i team e verificare che le azioni concordate vengano portate avanti.
• Tenere gli stakeholder aggiornati con promemoria e comunicazioni.
• Supportare la preparazione delle riunioni di direzione e del board.

Coordinamento delle trasferte

• Organizzare le trasferte in Italia e all'estero: voli, treni, alloggi e trasporti.
• Preparare itinerari dettagliati, con indicazioni precise su come arrivare a destinazione.
• Gestire in modo proattivo imprevisti e cambi di programma.

Assistenza personale

• Supportare commissioni e attività amministrative personali.

Amministrazione aziendale

Una parte minore ma necessaria del ruolo:

• Gestire la posta cartacea in entrata e in uscita (lettere, pacchi, corrieri).
• Rispondere al telefono della sede italiana quando necessario.
• Scansionare le fatture e inoltrarle all'area Finance.
• Supportare le attività amministrative di QuoIntelligence SRL.

Skill e Professionalità Indispensabili

• AI come competenza centrale: uso quotidiano di strumenti come ChatGPT (o Claude, Gemini), capacità di costruire workflow, produrre sintesi, organizzare informazioni e imparare in fretta nuovi strumenti.
• Italiano madrelingua o fluente.
• Inglese professionale.
• Solide competenze ed esperienza di project management.
• Capacità di lavorare in autonomia con supervisione minima.
• Massima discrezione e riservatezza.

Preferenziali

• Esperienza pregressa come Executive Assistant a supporto di founder, dirigenti o imprenditori — preferibile rispetto a un profilo da office manager tradizionale.
• Spagnolo o tedesco.
• Esperienza in startup o aziende in rapida crescita.
• Esperienza con strumenti di produttività e automazione dei flussi di lavoro.

Benefit Modalità di lavoro

• Approccio remote-first.
• Un giorno a settimana a Roma per il coordinamento in presenza e il ritiro della corrispondenza cartacea.
• Ulteriori incontri in presenza quando necessario.
• Orario flessibile, orientato ai risultati più che alle ore lavorate.

Informazioni Aggiuntive

I candidati, nel rispetto del D.lgs. 198/2006, D.lgs 215/2003 e D.lgs 216/2003, sono invitati a leggere l’informativa sulla privacy consultabile sotto il form di richiesta dati della pagina di candidatura (Regolamento UE n. 2016/679).

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